oder auch
Wie kann ein so umfangreiches Projekt realisiert und langfristig am Laufen gehalten werden?
Folgende Aspekte sind in diesem Zusammenhang wichtig:
- Ein stabiles und engagiertes Kernteam
Langfristige Projekte benötigen ein engagiertes und stabiles Kernteam, welches die verschiedenen Verantwortlichkeiten klar zwischen sich und den weiteren Projektbeteiligten verteilt, Prioritäten setzt, den Projektfokus bestimmt (und ggf. anpasst), die korrekte Bearbeitung aller Aufgaben überwacht und überall wo nötig korrigierend und unterstützend eingreift. - Ein zielgenaues Demand Management
Um effektiv helfen zu können, sind genaue Informationen über die jeweilige Lage vor Ort und die spezifischen Anforderungen/ Bedarfe der einzelnen Krankenhäuser und Kliniken in der Ukraine unerlässlich. Im intensiven Austausch mit Rotariern, Ärzten und freiwilligen Helfern in der Ukraine haben wir daher ein umfangreiches, zuverlässiges Netzwerk aufgebaut, damit die Medikamente und Hilfsgüter auch wirklich zeitnah und vollständig genau dort ankommen, wo sie am dringendsten benötigt werden.
- Effektive Kommunikation und Information von aktuellen und potentiellen Spendern und Kooperationspartnern
Um dieses Projekt überregional bekannt zu machen, nutzen wir intensiv die Möglichkeiten, die Soziale Medien und Online-Plattformen bieten.
Videokonferenzen
In regelmäßigen Videokonferenzen (ca. alle 2 Monate) werden Rotarier und Rotaracter aus dem Distrikt 1842, aus der Ukraine, aber auch aus sonstigen Rotary Clubs weltweit über den aktuellen Stand des Projekts informiert. Dabei wird von Rotariern aus der Ukraine über die Lage vor Ort, die Übergabe der Hilfsgüter an die jeweiligen Krankenhäuser und über weitere dringend benötigte medizinische Hilfsmittel berichtet. Mit Rotariern aus den USA wird besprochen, welche internationalen Hilfen wir zusammen organisieren können. Außerdem werden der aktuelle Spendenstand, jeweilige Kooperationspartner sowie neue Entwicklungen in den Bereichen Beschaffung, Kommissionierung, Logistik und Transport vorgestellt.
Whats App Gruppe „ Medikamente und medizinische Hilfsgüter für die Ukraine“
In dieser WhatsApp Gruppe sind mittlerweile Mitglieder aus ca. 40 Rotary Clubs weltweit. Jeder, der eine Idee hat, wie weitere Hilfsgüter beschafft werden können, der Unterstützung benötigt, wie etwa bei der Abholung von Sachspenden oder bei der Kommissionierung, dem Verladen und dem Transport von Arzneimitteln, kann dies in dieser Gruppe posten. Aber auch Erfolgsmeldungen werden hier regelmäßig geteilt; beispielsweise, wenn wieder Sprinter oder Krankenwägen voll bepackt mit Arzneimitteln und medizinischen Hilfsgütern auf den Weg gebracht werden konnten bzw. in den Krankenhäusern in der Ukraine ankommen oder wenn eine Fundraising Aktion erfolgreich war.
Wöchentliche Teams-Meetings mit dem Orga-Kernteam
Hier wird im kleinen Kreis (6-8 Personen) besprochen, was aktuell ansteht und wer welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten übernimmt. Dieses Kernteam kümmert sich um die Bereiche, Bedarfsmeldungen aus der Ukraine, Beschaffung, Lagerung und Kommissionierung, Logistik und Transport, Abstimmung mit freiwilligen Helfern sowie Kommunikation und PR. Es sorgt dafür, dass das Projekt auch längerfristig am Laufen gehalten wird, die Prozesse nachvollziehbar und transparent sind, aktuelle Entwicklungen in die Projektplanung mit einfließen und Funding-Raising Optionen soweit möglich ausgeschöpft werden. Als Verantwortliche für das Gesamtprojekt koordiniert das Kernteam zudem einzelne Teilprojekte und Veranstaltungen.
Klassische Kommunikation
Neben der Kommunikation mittels digitaler Medien stellen wir dieses Projekt natürlich auch immer wieder in den Meetings interessierter Clubs vor und laden zu Treffen vor Ort ein, in denen wir Möglichkeiten diskutieren, wie weitere Geld- und Sachspenden akquiriert werden können.
Außerdem halten wir engen Kontakt zum jeweiligen Governor, Past- und Incoming-Govenor und senden regelmäßig in Präsidentenbriefen Updates zu unserem Projekt, um möglichst alle Rotarier in unserem Distrikt 1842 auf dem Laufenden zu halten.
- Beachtung von Regularien und rechtlichen Aspekten
Eine korrekte Abwicklung von Anforderungsauswertung, Einkauf/Beschaffung, Transport/Logistik bis hin zur Lieferung an die Krankenhäuser in der Ukraine ist unbedingt sicherzustellen und jeder Schritt entsprechend zu dokumentieren. Dabei sind die Vorgaben des Rotary Deutschland Gemeindienst e. V. sehr hilfreich, der mit seinem Expertenteam schon viele solche Projekte begleitet und uns immer wieder wertvolle Tipps gegeben hat. Auch das Einbinden von Juristen und Finanzfachleuten aus dem rotarischen Netzwerk ist in diesem Zusammenhang empfehlenswert.
- Aushandeln von günstigen Konditionen bei Einkauf und Beschaffung
Durch stetige Recherchen und intensives Networking versuchen wir möglichst gute Preise, umfangreiche Rabatte, zusätzliche Sachspenden, günstige, wieder aufbereitete medizinische Gerätschaften, Medikamente mit zeitnahem Ablaufdatum, Generika etc. zu bekommen. Auf diese Weise können wir oft Medikamente für ca. 10% des üblichen Apothekenverkaufspreises erwerben. Dass wir die Spendengelder derart effizient einsetzen und aufgrund vieler ehrenamtlicher Helfer aus dem Kreis der Rotarier und Rotaracter minimale Fixkosten haben, halten viele Spender für ausschlaggebende Argumente sich in diesem Projekt zu engagieren.
- Organisation von effizientem Transport und Logistik
Natürlich ist auch sicherzustellen, dass die Medikamente und die medizinischen Hilfsmittel vollständig und genau dort, wo sie am dringendsten gebraucht werden ankommen. Dazu sind ein intensiver Austausch und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Rotariern, Ärzten und Kooperationspartnern in der Ukraine unerlässlich. Mittlerweile konnten wir ein zuverlässiges Netzwerk in der Ukraine aufbauen, das den Transport und die korrekte Übergabe an die jeweiligen Krankenhäuser in der Ukraine dokumentiert.
Dieses Projekt ist was sein Volumen aber auch die Langfristigkeit betrifft eine echte Herausforderung. Als Orgateam haben wir in den letzten Monaten sehr viel gelernt und konnten wertvolle Erfahrungen sammeln.
Falls jemand ein ähnliches clubübergreifendes Projekt in seinem Distrikt plant oder ein Club sich an unserem Projekt beteiligen möchte, kann er sich gerne für weitere Informationen an
