Unser Event:
Am Sonntag, den 26.02.2023 begaben sich unsere Teilnehmer („Eiskrieger“) ins kalte Wasser des idyllischen Weßlinger Sees und harrten dort, mindestens bis zur Schulter versenkt, im kalten Wasser aus, um Spendengelder zu sammeln.
Diese Spendengelder wurden zum einen durch die Teilnehmergebühr von 5,- € pro Eiskrieger (8,- € RC Mitglieder) generiert, zum anderen durch Spendengelder der „Eiskrieger-Sponsoren“.
Als Sponsor konnten unsere Eiskrieger mit je 0,20 € pro Sekunde, die sie im eiskalten Wasser verbleiben zu Gunsten der Bundessozialaktion unterstützt werden.
Wer z.B. einen Eiskrieger gesponsert hat und dieser hielt 2 Minuten aus, dann ergibt sich daraus eine Spende in Höhe von 24,- €:
120 Sekunden x 0,20 € = 24,- €
Jeder Betrag leistete einen großen und wichtigen Beitrag zu unserer Sozialaktion.
Auf Wunsch war aber auch das Spenden von Pauschalbeträgen möglich. So oder so: Jedes Bisschen hat geholfen!
Die finale Zählung der Spendengelder ist zum Zeitpunkt des Schreibens dieses Dokuments noch nicht abgeschlossen, wir scheinen uns aber bereits jetzt im Bereich von mehr als 4.000,- € zu befinden.
Nach dem Aufwärmen in der eigens hierfür aufgestellten Holzfasssauna ließen wir das Event beim gemütlichen Frühstück unweit der Badestelle gemeinsam ausklingen.
Zweck:
Jedes Jahr ernennt das Rotaract Deutschlandkomitee einen sozialen Zweck, mit dem sich alle Rotaract Clubs Deutschlands beschäftigen, die sog. Bundessozialaktion. Dieses Jahr ist es „Menstruaction“* gegen Periodenarmut auf der ganzen Welt. Und diese haben wir durch unsere Spendenaktion unterstützt.
Umfang:
Zu unserem Event haben sich über 100 aktive Teilnehmer angemeldet sowie viele Sponsoren und Zuschauer. Eine mobile Sauna mit Seeblick durften wir ebenfalls zum Aufwärmen der Teilnehmer aufstellen, was ein absoluter Hit war! Alles in allem waren Teilnehmer, Zuschauer wie Sponsoren restlos begeistert, die Aktion war ein voller Erfolg!
Was wir gelernt haben
• Alle Helfer brauchen alle Dokumente ausgedruckt. Warum? Weil Teilnehmer denken, alle wissen alles. Du denkst, du hast den Eventzeitplan, Wasser- und Saunaplan, Zeitenliste, Enthaftungserklärungen und Teilnehmerlisten etc. oft genug ausgedruckt? Hab mindestens 3 Backups pro Dokument, von denen du glaubst, du wirst sie nie brauchen. Wirst du nämlich. Vertrau uns einfach.
• Plant mehr Puffer ein, vor allem für den Aufbau und die Registrierung, alles dauert 3x so lange. Leute haben immer sehr viel mehr Fragen und Extrawünsche als man denkt.
• Im Stress und unter Feuer vergessen Leute ihre Anweisungen, der Faktor Mensch ist entsprechend zu berücksichtigen bei eurer Planung.
• Pro 10 Teilnehmer am Eventtag 1 Helferperson. Der/die Hauptorganisator kann und darf nicht einzig hoch sichtbare Ansprechperson sein für alle Fragen und Teilnehmer
• Investiert in eine Staffelei und einen übergroßen Ausdruck des Wasser- und Saunazeitplans. Kleinere Aushänge werden übersehen und Anweisungen, bei Unsicherheit das Helferteam zu fragen, werden ignoriert oder vergessen.
• Bei Freigetränken: Alle Leute (auch Spaziergänger und Zuschauer) greifen zu. Egal, ob Sie sollen oder nicht, und das mehrfach. Unbedingt bei Getränkeplanung entsprechenden Schwund einplanen.
• Diebstahl und Vandalismus. Unsere eigentlich gebuchte Sauna wurde vandalisiert und wir mussten kurzfristig umdisponieren. Habt immer einen Plan B und eine Lösungsidee!
• Leute lesen keine Emails. Oder nur extrem oberflächlich. Gebetsmühlenhafte Wiederholungen, bei der Werbung wie bei der Einweisung am Eventtag sind daher dringend anzuraten. Auch, wenn in eurer Email alles wunderbar erklärt und aufgelistet worden ist.
• Technik hat ein Eigenleben. Unser Mikro gab ohne Anlass plötzlich seinen Geist auf. Wir wissen bis heute nicht warum. Habt ein Ersatzgerät dabei und stets auch Ersatzbatterien und Akkus für alles.
• Habt einen „Undercover- Helfer“, der Aufträge am Eventtag erfüllt. Diese Person wird nämlich im Gegensatz zu den Organisatoren nicht ständig aufgehalten von Teilnehmern mit Fragen und daher wird er bei Aufgaben, die während des Events zu erledigen sind, nicht ständig unterbrochen.
• Habt eure Werbeflyer auch BEIM Event dabei. So könnt ihr Leuten, die fragen, was ihr da gerade macht etwas in die Hand drücken und auch gleich als Spender werben.
• Die Nachbereitung kostet nochmal gigantisch viel Zeit, am besten schon die Dankesemail, die Fotosharingaccounts und alles vorher vorbereitet haben
• Die Unzuverlässigkeitsrate nicht unterschätzen. Am Eventtag werden bei euch noch Kurzfrisitge Absagen einprasseln, seid darauf vorbereitet.
• Das Ansprechpartnerhandy sollte von einer Person übernommen werden, die weder Hauptansprechpartner ist, noch am Aufbau beteiligt. Es kommen viele Anrufe und Whatsapps am Morgen des Events herein, dies nicht unterschätzen.
• Habt Spaß! Es ist viel Arbeit, ein solches Event zu stemmen, die Freude am Eventtag und der Erfolg wird euch aber belohnen und als Team und Club zusammenschweißen.
VI. Hilfreiche Links
